Lageropdatering
Introduktion
Det skal lige nævnes at vi anbefaler at man bruger OpenOffice da deres regneark program ikke har de samme begrænsninger på indholdet i celler som Microsoft Excel har (tekster kan maksimalt være 255 tegn lange). Det vil nemlig give problemer for de fleste gode produkt-beskrivelser da de som regel indeholder HTML udover beskrivelsen selv og derfor nemt kommer op på over 255 tegn i længden.
Du kan hente OpenOffice på dansk her: http://download.openoffice.org
Dette format understøtter både eksport og import, og indeholder informationer om produkter og deres status, grundpriser og lager.
Data i dette format benytter kun 1 ark der hedder "Stock". Du må gerne lave beregninger på andre ark, så længe du ikke fjerner eller omdøber dette ark.
Forklaringen af kolonnerne på de enkelte ark kan du finde i de efterfølgende kapitler. Hvert ark har deres eget kapitel. Fælles for alle ark er at række 1 indeholder navnet for kolonnerne. Disse navne er dem som systemet kender til. Har du behov for at lave din egen række med en formel er dette tilladt, så længe du ikke bruger et kolonne-navn som systemet bruger. Et tip er at kalde alle dine kolonner noget med et fast fornavn (Min:kolonne, Min:udregning, osv.).
Unikke ID'er
Den første kolonne på en ny eksport er ID'et eller det unikke identifikationnummer på datarækken. Det er denne kolonne der bruges til at afgøre om en datarække er ny eller eksisterende i webshoppen. Med andre ord så afgør systemet under importen om ID-kolonnens data findes i databasen og gør den det opdateres databasen. I dette format skal ID'et findes i databasen da formatet ikke indeholder nok informationer til at oprette nye produkter. Til det formål skal du benytte "Produkter og kategorier" formatet.
Ark: Stock
Dette ark indeholder alle oplysningerne som kan redigeres i dette format. Du skal være opmærksom på at der er dog kolloner som du ikke må redigere eller ændre. Det drejer sig om de kolonner der har en blågrå baggrundsfarve (som standard er det A, D og K kolonnerne). Disse kolonner er reference data, med undtagelse af kolonne D [Name] som kun er der for at gøre det lettere for dig at se hvilken vare rækken indeholder.
Lageret skal i dette format enten opgøres i forhold til eksport tidspunktet, eller der skal indtastes en ændring af lageret. Formatet opdatere med andre ord ikke lageret på produkterne som en absolut ændring, som i "Produkter og kategorier" formatet, men lægger noget til eller trækker fra produktets lager i forhold til hvad lageret var da eksporten blev lavet. Derved behøver du ikke lukke shoppen når du skal opgøre lageret, men blot lade være med at pakke ordre så længe optællingen står på. Når du så importere filen med lageroptællingen vil formatet udregne den nødvendige ændring og tage højde for eventuelle ordrer der er lavet i mellemtiden. For at denne udregning virker bruges reference kolonnen "Last known stock", derfor bør du ikke ændre tallene i denne kolonne.
Navn | Datatype | Beskrivelse |
SKU | Tal | Produktets unikke ID. For produkter bruges ofte SKU som unik identifikation, men betydningen er den samme. |
Model | Tekst | Produktets varenummer. Det anbefales at alle produkter har et unikt varenummer, også varianter. Det vil lette en senere overgang til brug af økonomisystems integration. |
Manufacturer model | Tekst | Producentens interne varenummer. Typisk varenummeret du skal bruge ved bestilling af varen. |
Name | Tekst | Navnet på produktet, er der tale om en variant så vil variant informationerne stå efter hovedproduktets navn. F.eks: Hugo Boss Skjorte, Farve: Sort, Størrelse: XL |
Status | Active/Inactive | Her skrives en tekst for om produktet skal være aktivt [Active] eller inaktivt [Inactive]. |
Price | Tal | Produktets pris eksklusiv moms |
Cost price | Tal | Produktets indkøbspris eksklusiv moms |
Shipping time (in days) | Tekst | Typisk leveringstid for produktet. Skriv "3-4" hvis typisk leveringstid fra dig til kunden er 3-4 dage. |
Checked stock | Tal | Antal enheder af produktet du netop har opgjort der er på lager. |
Stock change | Tal | Når du får nye varer hjem eller trækker noget ud af lageret skriver du ændringen her, f.eks. der er kommet 5 hjem skrives 5, du har taget 3 til en ikke internet ordre skriv -3. |
Last known stock | Tal | Dette var lager beholdingen i webshoppen da eksporten blev lavet. De ændringer du skriver i de foregående kolonner (Stock change og Checked stock) bruges til at udregne det nuværende lagertal og derefter findes forskellen mod denne kolonne og kun forskellen bruges så til at ændre produktets lager. Derved vil der ikke gå kludder i det hvis en kunde laver en ordre på hjemmesiden mens lageret gøres op. |
New stock | Tal | Her udregner regnearket hvad dine indtastninger siger at lageret er. |
Stock value | Tal | Her udregnes lagerets værdi. Det gøres ved at gange "New stock" med "Cost price". Det samlede lagers totalpris står udregnet i række 1 kolonne N. |