Produkter og kategorier
Introduktion
Alle forklaringer i denne beskrivelse, beskriver hvordan man gør i OpenOffice men udtryk og billeder minder rigtig meget om hvordan det gøres i Excel. Det skal dog nævnes at vi anbefaler at man bruger OpenOffice da deres regneark program ikke har de samme begrænsninger på indholdet i celler som Microsoft Excel har (tekster kan maksimalt være 255 tegn lange). Det vil nemlig give problemer for de fleste gode produkt beskrivelser da de som regel indeholder HTML udover beskrivelsen selv og derfor nemt kommer op på over 255 tegn i længden.
Du kan hente OpenOffice på dansk her: http://download.openoffice.org
Dette format understøtter både eksport og import, og indeholder informationer om kategorier/varegrupper, variant-grupper og værdier samt produkter og deres filer og rabatter.
De forskellige former for data håndteres ved at der bruges mere end 1 ark.
Arkene der kan ses i nederste venstre hjørne af regnearket (se billedet herunder).
Du skifterimellem de forskellige ark ved at klikke på navnet i fanerne.
Det er vigtigt at du ikke ændrer rækkefølgen eller navnene på arkene da import systemet ellers ikke kan læse filen korrekt ind.
Forklaringen af kolonnerne på de enkelte ark kan du finde i de efterfølgende kapitler. Hvert ark har deres eget kapitel. Fælles for alle ark er at række 1 indeholder navnet for kolonnerne. Disse navne er dem som systemet kender til. Har du behov for at lave din egen række med en formel er dette tilladt, så længe du ikke bruger et kolonne navn som systemet bruger. Et tip er at kalde alle dine kolonner noget med et fast fornavn (Min:kolonne, Min:udregning, osv.).
Forklaring af fællestræk for alle ark
Ydermere kan et ark have kolonner til sprog, de vil altid være de sidste på arket. Men fælles er at de alle har en sprog-kode som de sidste 2 bogstaver i kolonnenavnet. Eksempelvis så er dansk DA, engelsk er EN, tysk er DE, svensk er SE og spansk er ES.
Unikke ID'er
Den første kolonne på en ny eksport vil også have samme betydning på alle ark. Dette er ID'et eller det unikke identifikationnummer på datarækken. Det er denne kolonne der bruges til at afgøre om en datarække er ny eller eksisterende i webshoppen. Med andre ord så afgør systemet under importen om ID-kolonnens data findes i databasen og gør den det opdateres databasen, ellers indsættes/oprettes datarækken som nye data i databasen. Derved kan du oprette nye kategorier, produkter, osv. ved at lade cellen for datarækken være tom, eller skrive et nyt unikt ID.
6#]-kolonnen på [Products] arket.
Udvidelse af reference kolonner
Denne fremgangsmåde kan bruges på alle ark, men her er fremgangsmåden beskrevet for produkters reference til kategorier på [Products] arket.
Som udgangspunkt er der lavet mulighed for at vise produkter i det antal kategorier som er brugt af produkter i eksporten. Det vil sige har du 1 produkt der vises i 3 kategorier, så er der mulighed for at definere produkter til visning i 3 kategorier. Har du imidlertid behov for visning i 4 kategorier på 1 gang, så udvides det relativt nemt.
Du klikker og trækker simpelthen musen henover de kolonner der skal udvides. For at udvide med 1 ekstra kategori visning. Klikker du på C og trækker musen til D kolonnen, så begge kolonner er markeret.
Herefter højreklikker du på C'et i toppen af markeringen og vælger [Kopier]. Derefter højre klikker du igen og vælger nu [Indsæt speciel..]. I det lille vindue skal du sørge for at der er flueben udfor;
- [Indsæt alt] øverst til venstre,
- der er valgt [Ingen] under regneoperationer
- og i bunden under [Ryk celler] er valgt [Højre].
Tryk til sidst på [OK] for at indsætte kolonnerne.
Nu vil du se at kolonnerne E og D er kopier af C og D kolonnerne. Men da du jo ikke ønsker at produkterne er vist 2 gange i den samme kategori, skal vi have slettet alt i E kolonnen. Det gøres ved igen at klikke på E i toppen af kolonnen og så trykke på [Delete] tasten. I vinduet behøves der ikke være noget specielt valgt, bare tryk på [OK]. Nu forsvinder alt indholdet, inklusiv navnet på kolonnen i række 1. Den skal genskabes og det gøres nemmest ved at kopiere den fra kolonne C's navn, men husk at rette 1 tallet til 2 så du ender med at kolonne navnet er "Category ID 2" (se billedet herunder).
Du kan nu begynde at kæde produkter til en ekstra kategori, ved at skrive ID'et som det står udfor den ønskede kategori i arket [Categories]. Når du nu begynder at udfylde ID'er for de nye kategori sammenkædninger, vil du se at i kolonne F vil regnearket automatisk finde navnet på den kategori hvis ID du indtaster i E kolonnen.
Den samme fremgangs metode skal også bruges hvis du ønsker at udvide med et ekstra niveau variant værdier. Her skal der bare vælges flere kolonner, nemlig kolonnerne med navnene [Variant ID x], [Variant Title] og [Variant Value Title]. Men fremgangsmåden er den samme.
Oprettelse af nye datarækker
Når du skal oprette nye datarækker så bruges en lidt simplere metode. Her vælger du en hel række for en vare/kategory/variant/osv. som du ønsker at bruge som skabelon for den nye datarække, ved at klikke på datarækkens rækkenummer helt ude til venstre i vinduet. Har du ikke en datarække du synes du vil bruge som skabelon så anbefaler vi alligevel at vælge en datarække så du får kopieret de automatiske formel celler med. De vil være en stor hjælp i forbindelse med indtastningen af informationerne for den nye datarække.
Ark: Categories
Dette ark indeholder alle oplysninger om kategorierne (varegrupper) i webshoppen. Der er 9 forskellige kolonner, hvoraf 5 er sprog-afhængige. "##" tegnene i navnet på de 5 sprog kolonner vil være erstattet med det pågældende sprogs kode.
Navn | Datatype | Beskrivelse |
ID | Tal/tekst | Dette er kategoriens unikke nummer og reference for [Products] arket. |
Level | Tegn | Dette afgør om en kategori er en hovedkategori eller ligger under den foregående kategori. Skal du have en underkategori af den foregående kategori indtastes et tegn mere end hvad der er i den foregående rækkes celle. |
Menu icon | Filnavn | Filnavnet på det billed du vil bruge som ikon i varegruppeboksen/menuen. |
Image | Filnavn | Filnavnet på kategoribilledet. |
Title ## | Tekst | Kategoriens titel i det sprog som sprogkoden står for. |
Description ## | Tekst | Kategoriens beskrivelse i det sprog som sprogkoden står for. Beskrivelsen kan godt skrives i HTML. |
META Title ## | Tekst | Søgemaskineoptimering sidetitel i det sprog som sprogkoden står for. |
META Keywords ## | Tekst | Søgemaskineoptimering nøgleord er en kommasepareret liste med nøgleord i det sprog som sprogkoden står for. |
META Description ## | Tekst | Søgemaskineoptimering beskrivelse som nogen søgemaskiner viser ved linket til siden i det sprog som sprogkoden står for. |
Ark: Variants
Dette ark indeholder informationer om variantgrupper. Variantgrupper er navnet på en gruppering af værdier, så som Farve er gruppen for værdierne Rød, Grøn, Gul, Hvid.
Arket har 4 kolonner hvoraf 1 er sprog-afhængig.
Navn | Datatype | Beskrivelse |
ID | Tal/tekst | Dette er variantgruppens unikke nummer og reference for [Variant Values] arket. |
Sort order | Tal | Et tal der viser sorterings-rækkefølgen imellem variantgrupper som er brugt på det samme produkt. Variantgruppen med det laveste tal vises først |
Image | Filnavn | Filnavn for et billed der bruges på nogen skabeloner for variant præsentationen på produktet. |
Name ## | Tekst | Navnet på variantgruppen i det sprog som sprogkoden står for. |
Ark: Variant Values
Dette ark indeholder alle variant-værdierne. Arket bruger 6 kolonner hvoraf 1 er en sprog-kolonne.
For at gøre det nemmere for dig at holde styr på værdierne og hvilke variantgrupper de tilhører, så har vi lavet en automatisk formel-kolonne (C) som finder Variant ID'et som du skriver i kolonne B og finder dennes navn i standard-sproget. Du kan også se at denne kolonnes celler har en anden tekstfarve for at vise dig at du ikke bør ændre disse cellers indhold.
Navn | Datatype | Beskrivelse |
ID | Tal/tekst | Dette er variantværdiens unikke nummer og reference for [Products] arket. |
Variant ID | Tal/tekst | Gruppe ID'et som denne værdi skal sammenkædes til. |
Variant Name | Formel | Denne kolonne er en formel kolonne som henter navnet fra [Variants] arket i den datarække du indtaster ID'et på. ID'et skal indtastes i [Variant ID] kolonnen. Indtaster du et ID som ikke findes i [Variants] arket vises [#I/T] og du ved så du har lavet en fejl. |
Sort order | Tal | Et tal som bruges til sortering af værdierne indbyrdes. Værdien med det laveste tal vises først. |
Image | Filnavn | Filnavn for det billed som nogen variant præsentations skabeloner benytter. |
Title ## | Tekst | Navnet på værdien af varianten. |
Ark: Products
Dette er det store ark med alle produkterne på. Her er der mange automatisk udfyldte formular kolonner. Disse formel kolonner er til for at hjælpe dig med at se, i hvilken kategori et produkt bliver vist, hvilket produkt der er hovedproduktet for en variant og hvilke variant værdier et produkt benytter såfremt produktet er en variant.
Alt dette gør at de første mange kolonner på [Products] arket kan virke en smule skræmmende, der er mange informationer der skal kædes sammen, og derfor kan det blive en smule uoverskueligt Men giv dig tid til at sætte dig ind i det og du vil opleve fordelen ved at have adgang til alle informationerne på 1 gang.
Dette ark har rigtig mange kolonner, og der er mange sprog kolonner som du finder allersidst i rækken af kolonner. Her finder du en beskrivelse af alle kolonnerne på [Products] arket.
Navn | Datatype | Beskrivelse |
SKU | Tal/tekst | Produktets unikke ID. For produkter bruges ofte SKU som unik identifikation, men betydningen er den samme. |
Model / Item No. | Tekst | Produktets varenummer. Det anbefales at alle produkter har et unikt varenummer, også varianter. Det vil lette en senere overgang til brug af økonomisystems integration. |
Category ID # | Tal/tekst | Sammenkædning af visning af produktet i denne kategori. Da produkter kan vises i flere kategorier på samme tid kan der være flere af disse kolonner, men [#] tegnet vil så være erstattet af numre. |
Category Name | Auto | Automatisk formel kolonne der finder navnet på kategorien med det ID som er indtastet i den foregående kolonne. |
Variant of Product SKU | Tal/tekst | Sammenkædning af variant produkter til et hovedprodukt. Her indtastes SKU værdien af hovedproduktet som varianterne arver mange indstillinger fra. |
Variant Product Parent | Auto | Automatisk formel kolonne der finder varenummeret på variantens hovedprodukt, der bruges det SKU som er indtastet i den foregående kolonne. |
Variant Value ID # | Tal/tekst | Variantens værdi ID indtastes her. Er dette produkt ikke en variation af et produkt, så efterlades kolonnen tom. Værdien af feltet kan findes i den ID kolonnen på [Variant Values] arket. |
Variant Title | Auto | Automatisk formel kolonne der finder variant værdiens gruppenavn ud fra hvad der er indtastet i kolonnen [Variant Value ID #]. Altså størrelse, farve, osv. som er kædet til variant værdien på [Variant Values] arket. |
Variant Value Title | Auto | Automatisk formel kolonne der finder variant værdiens navn ud fra hvad der er indtastet af ID i kolonnen [Variant Value ID #]. Altså rød, sort, blå, osv. |
Price | Tal | Produktets vejledende pris eksklusiv moms |
Cost price | Tal | Produktets indkøbspris eksklusiv moms |
Tax class name | Tekst | Navnet på den momsklasse som produktet skal benytte. I en standard webshop er det "Momspligtig" for 25% moms. |
Status | Active/Inactive | Her skrives en tekst for om produktet skal være aktivt [Active] eller inaktivt [Inactive]. |
Weight | Tal | Produktets vægt. Husk at bruge samme enhed overalt i webshoppen. Vi anbefaler altid at skrive vægt i kg. |
Stock quantity | Tal | Antal enheder af produktet der er på lager. |
Does not require shipping? | Ja/Nej | Er varen fysisk og kræver forsendelse skrive her Ja, hvis det ikke kræver forsendelse skrives Nej. |
Allow to be out of stock? | Ja/Nej | Må varen sælges selvom den ikke er på lager? Skriv Ja eller Nej i kolonnen. |
Stock re-order level | Tal | Ved hvilket lager antal skal varen bestilles hos grossisten? |
Low stock level | Tal | Ved hvilket lager antal skal varen vises med advarsel om lav lager beholding i webshoppen? |
Sort order | Tal | Sorteringsrækkefølgen som bruges ved kategori visninger. Produktet med laveste tal vises først i kategorien. |
Image filename | Filnavn | Produktets billed filnavn. Der tages udgangspunkt i mappen [images] på serveren. Så ligger billedet i denne mappe skrives kun filnavnet. Ligger billedet "test.jpg" i undermappen "produkter" skrives "produkter/test.jpg". |
Available at this date | Dato | Fra denne dato forventes det at produktet er tilgængelig til salg i webshoppen. |
Shipping time (in days) | Tekst | Typisk leveringstid for produktet. Skriv "3-4" hvis typisk leveringstid fra dig til kunden er 3-4 dage. |
Manufacturer name | Tekst | Producentens navn. Hver opmærksom på at producenten skal være oprettet med præcist dette navn i webshoppen før du kan bruge det i en import. |
Manufacturer model | Tekst | Producentens interne varenummer. Typisk varenummeret du skal bruge ved bestilling af varen. |
Supplier name | Tekst | Leverandørens/grossistens navn. Hver opmærksom på at grossisten skal være oprettet med præcist dette navn i webshoppen før du kan bruge det i en import. |
Name ## | Tekst | Produktets navn |
Description ## | Tekst | Produktets lange beskrivelse. Det er tilladt at bruge HTML formatering her. |
Info ## | Tekst | Produktets korte beskrivelse. Denne tekst bruges når produktet vises i en kategori og det forventes at den er rimelig kort, under 200 tegn. |
Website Url ## | Tekst | Producentens hjemmeside for præsentation af produktet kan indtastes her (husk http:// foran adressen). |
META Title ## | Tekst | Søgemaskine optimering af produktets titel. Denne tekst vil blive brugt som sidens titel. |
META Keywords ## | Tekst | Søgemaskineoptimering af nøgleord som produktet ønskes fundet under ved søgninger. |
META Description ## | Tekst | Kort beskrivelse der ønskes vist som beskrivelse ved søgemaskiners præsentation af søgeresultater. |
Ark: Product Discounts
Dette ark indeholder ikke alle rabat ordninger som er mulige i webshoppen. Men den har de vigtigste. Du kan opsætte tilbud, og rabatgrupper via dette ark.
Her gælder også samme fremgangsmåde som i [Products] arket med at tilføje flere rabatgrupper. Du markere kolonnerne G og H og kopiere og indsætter. For at oprette nye rabatter bruges også samme fremgangs metode som ved oprettelsen af nye produkter. Kopier en række og ret den til. Her skal du dog ikke bekymre dig om oprettelse af nye unikke ID'er, da arket kun bruger det sammenkædede produkt SKU.
Navn | Datatype | Beskrivelse |
Product SKU | Tal/Tekst | Produktets SKU som skal have en rabat/tilbud |
Product Model | Auto | Auto formel kolonne som finde produktets varenummer udfra det indtastede SKU i den foregående kolonne. |
Special price | Tal | En tilbudspris eksklusiv moms. Skal der kun laves en rabatgruppe pris lad cellen være tom. |
Special starts | Dato | Tilbudet skal først kunne benyttes fra denne dato. |
Special ends | Dato | Tilbudet skal slutte på denne dato. |
Special status | Active/Inactive | Tilbudets status. For at aktivere et tilbud skal du skrive [Active], og for at deaktivere det skal du skrive [Inactive]. |
Discount group # | Tekst | Rabatgruppens navn. Du skal skrive præcist det samme navn som bruges i webshoppen, og rabatgruppen skal være oprettet før du kan bruge den i en import. |
Discount price # | Tal | Rabatgruppens pris eksklusiv moms. |
Ark: Product Files
På dette ark styre du produkter som er eller har datafiler tilknyttet. Arket er temmelig ligetil i forhold til mange af de andre. Her er kun 1 formel kolonne til at finde produktets varenummer som filerne er tilknyttet.
Navn | Datatype | Beskrivelse |
File ID | Tal | Filens unikke ID. Skal du oprette en ny file kan du blot lade cellen være tom, da den ikke bruges til sammenkædning med andre ark. |
Product SKU | Tal/Tekst | Produktets SKU som skal have en fil tilknyttet |
Product model | Auto | Auto formel kolonne som finde produktets varenummer udfra det indtastede SKU i den foregående kolonne. |
Filename | Tekst | Filens navn. Alle filer ligges i produktets egen mappe i download mappen på serveren. Produktets undermappen har samme navn som produktets SKU. |
Allowed Downloads | Tal | Hvor mange gange må en kunde der køber dette produkt hente filen fra webshoppen. Ønskes ingen begrænsning indtast da 0. |
Expires after | Tal | Hvor lang tid må kunden hente filen efter købet. Ønskes ingen begrænsning indtast da 0. |
Sort order | Tal | Sortering af filerne ved visning på ordren. |
Description ## | Tekst | Beskrivelse af filen i det angivne sprogs kode. |