Regneark export & import
Introduktion
Import/eksport systemet fungerer ved at systemet enten kan generere en regnearksfil (eksport) eller læse en regnearksfil (importere) som du lægger op på serveren. Eksport foregår direkte og giver dig mulighed for at åbne filen med det samme eller gemme den på din computer. Import foregår ved at du vælger en fil som du har lagt op via FTP eller valgt på din computer. Så hentes filen op til serveren og herefter valideres dens indhold op mod det format du har valgt at benytte. Findes der ingen fejl giver systemet dig mulighed for at lægge filen i jobkøen. Her lægger den så og venter på at der bliver tid til at importere den, der går typisk ikke mere end 1 minut før jobbet går i gang. Du kan på forsiden af import/eksport funktionen følge med i hvordan det går med jobbet og se hvornår det forventes at være færdig.
Alle forklaringer i denne beskrivelse, beskriver hvordan man gør i OpenOffice men udtryk og billeder minder rigtig meget om hvordan det gøres i Excel. Det skal dog nævnes at vi anbefaler at man bruger OpenOffice da deres regneark program ikke har de samme begrænsninger på indholdet i celler som Microsoft Excel har (tekster kan maksimalt være 255 tegn lange). Det vil nemlig give problemer for de fleste gode produkt beskrivelser da de som regel indeholder HTML udover beskrivelsen selv og derfor nemt kommer op på over 255 tegn i længden.
Du kan hente OpenOffice på dansk her: http://download.openoffice.org
Filtype/format
Det første du skal tage stilling til inden du kan bruge import-eksport funktionen er hvad det er du vil importere eller eksportere. Det gøres i den øverste boks (hvis ikke du har nogen jobs i køen) du ser på siden. I eksemplet på billedet er der valgt "Produkter og Kategorier" formatet. Dette format er stort set alle oplysninger om varegrupper/kategorier, variant grupper og værdier samt produkter og deres rabatter, prisgrupper og filer. Det er et stort og komplekst format da det skal indeholde alle disse oplysninger, så giv dig selv tiden til at sætte dig ind i det. Så vil du også opdage styrken ved at kunne styre alt dette i en offline tilstand.
Nu du har valgt formatet kan du vælge at hente en skabelon-fil (du finder linket i beskrivelsen af det valgte format). Dette er et helt tom regneark uden nogen produkter, men med lidt beskrivende hjælp til kolonerne og det forventede indhold i cellerne i den anden række på hvert ark. Du skal være opmærksom på at et regneark kan have informationer i flere ark (du finder dem i venstre side i bunden af vinduet). Rækkefølgen og navnene på arkene er vigtige for at systemet kan identificere filen og tjekke at alt er som det skal være inden importen finder sted. Derfor må du ikke flytte dem rundt eller omdøbe dem. Men alt dette kan du læse mere om i vejledningen for det pågældende format.
Eksport
I stedet for den tomme skabelon-fil kan du også lave en eksport af de nuværende oplysninger og derved se regnearket med dine egne data i. Du kan vælge om eksporten skal indeholde varer fra alle kategorier ("Top") eller kun fra en bestemt kategori som du vælger fra rullemenuen. Det samme gælder for leverandører. I feltet "Filnavn" angiver du et navn til filen som eksporten skal have, og bagefter klikker du på "Start Eksport" knappen.
Eksport-opgaven bliver nu sat i kø og du kan klikke på "Fortsæt" for at se hvor langt eksporten er nået.
Efter eksporten er afsluttet kan du klikke på "Klik her for at hente den". Her får du så mulighed for at gemme filen på din egen computer, husk at lægge den et sted du nemt kan finde den. I den eksporterede fil vil du se forskellige formateringer af cellerne.
Import
Når du har lavet dine rettelser og måske tilføjet nye data så skal filen importeres. Klik på "Gennemse" til at finde filen som du har gemt og rettet på din computer. Når du har fundet filen trykker du på "Start Import" knappen.
Når filen er lagt i køen vil der typisk gå op til 1 minut inden jobbet går i gang og den vil så løbene estimere hvornår jobbet er færdigt. Du kan under filnavnet til højre genindlæse siden med jobkøen og se jobbet nærme sig 100% og bliver færdigt. Når jobbet er færdigt kan du roligt slette det ved at trykke på det røde kryds til højre i listen udfor jobbet.
Hjælp til de enkelte formater
Du kan hente en beskrivelse af eksport og import funktionerne ved at klikke på linket herunder som passer til det format du ønsker at vide mere om.
Varekatalog formater:
Formater under salg: