Ordrebehandling

Når en kunde har foretaget en ordre i shoppen, vil du kunne se et tal oppe i toppen, hvor der står ‘Ordrer’.

Det viser hvor mange nye ordrer der er kommet ind, der endnu ikke er behandlet.

Du kan se hvilke det er, ved at trykke på ikonet eller se hele ordrelisten ved at gå til ‘Salg’ -> ‘Ordrer’.

Ændre ordrestatus

For at give et hurtigt overblik, er det en god ide at ændre status på ordren. Når ordren lander i shoppen vil den som standard have status ‘Modtaget’.

At ændre ordrestatus gøres inde på selve ordren, fx. via genvejene i venstre side.

Nederst på en ordre er det muligt, at ændre ordrestatus og samtidig give kunden besked.

Skal ordren fx. sendes med GLS eller PostNord, kan der her automatisk sendes en mail til kunden med track and trace nummeret, når ordren skifter status til ‘Afsendt’.

Ordrestatus kan oprettes og ændres via ‘Salg’ -> ‘Ordrestatus opsætning’.

Gennemgå/rediger ordre

Når du er på ordrelisten, kan du redigere en ordre ved at trykke på ordrenummeret ude i venstre side – eller vælge ‘rediger’ ude i højre side.

Herefter gennemgår du ordren. Kig fx. på disse ting:

Er kunde- og leveringsadresserne korrekte?

  • Er der både fornavn og efternavn på kunden?
  • Er der gadenavne, husnumre, postnumre og bynavne på adresserne?
  • Er landet korrekt?
  • Består et dansk telefonnummer af 8 tal, evt +45?

Rediger kunde- og leveringsadresserne ved at trykke på ‘Rediger’.

Er mail adressen korrekt?

  • Har den @ i midten og ender med .dk eller .com (eller andet i den retning)?
  • Er kunden evt. kommet til at skrive xxx@gmail.DK i stedet for xxx@gmail.COM?

Rediger mail adressen ved at trykke på ‘Rediger’:

Er betalingen gået igennem?

  • Ved bankoverførsel – Tjek banken, er pengene på kontoen?
  • Ved online kortbetaling – står betalingen som godkendt?
  • Ved Paypal – har du fået besked fra paypal om at betalingen er godkendt?

Passer priserne?

  • Er der trukket evt. rabat/gavekort?
  • Passer leveringsprisen?
  • Skal kunden have en ekstra rabat?

Rediger priserne ved at skrive direkte i felterne. Bemærk at priserne skal skrives UDEN moms.

Slet en linje ved at trykke på ‘Slette’ i højre side ud for linjen der skal slettes. Knappen dukker først op, når musen holdes over linjen.

Der kan indsættes en ekstra linje ved tryk på “Tilføj ekstra linje” – denne kan fx. bruges til at give kunden en ekstra rabat.

Tryk ‘Gem ændringer’ nederst når alle ændringer er foretaget.

Er produkterne på lager?

  • Er noget gået i restordre siden ordren blev lagt af kunden?
  • Skal hele ordren annulleres/refunderes eller skal der krediteres/refunderes en del af ordren?

Er der noget mistænkeligt ved ordren?

Vær især opmærksom på disse punkter:

  • Hvis du har dyre og letomsættelige produkter
  • Hvis du får mange ordrer fra samme kunde inden for relativt kort tid
  • Brug af c/o adresse, hoteller eller postboks
  • Brug af gratis/anonyme e-mail-adresser, for de kan ikke spores
  • Ordrer fra udlandet – især fra et af de såkaldte “risiko-lande” (primært Indonesien og lande i Østeuropa og Afrika)
  • Meget store bestillinger
  • Kunder der opgiver et nyt kortnummer, når det første bliver afvist

Det kan du gøre:

  • Sammenlign kundens telefonnummer med betalingsadressen
  • Slå navn og e-mail op på en af internettets søgemaskiner og undersøg om der kommer noget mistænkeligt frem
  • Tjek om kortet er udstedt i samme land som betalingsadressen
  • Altid: Kontakt kunden, hvis du er i tvivl om ordren

Men brug generelt din sunde fornuft.

Er der nogle ting der skal rettes, så kan du gøre det nu. Fx. hvis kunden har skrevet sin mailadresse ind forkert, har ringet om en ny leveringsadresse eller har et produkt der alligevel ikke skal bruges.

Pakke ordren

Før en betaling må hæves, skal forsendelsen være afsendt jf. Markedsføringsloven og forbrugerombudsmanden.

Så er det igang med at pakke ordren, og få den klargjort til levering. Ordrestatus kan her fx. sættes til ‘Pakkes’.

Du kan oprette en Pakkeseddel/Følgeseddel til udskrivning, i venstre side inde på selve ordren, eller fra drop-down menuen i højre side fra ordrelisten.

Hæve pengene

Når du har gennemgået, eventuelt redigeret og pakket ordren – skal pengene hæves, hvis ordren er lavet med et online betalingskort.

Dette gøres ved et tryk på knappen ‘Capture (hæve) betaling’ . 

Ved tryk på denne knap, bliver pengene hævet på kundens konto. Indtil da, har pengene kun været reserveret.

Læs mere om ordrehåndtering ved kortbetaling her.

Fakturere ordren

Når pakken er afsendt og pengene hævet fra kundens konto, så skal ordren faktureres. I følge bogføringsloven i Danmark er det et lovkrav, at man skal fakturere. Det er en god idé at fakturere sine salg da man så kan holde styr på, hvilke produkter der er solgt og hvornår.

Fakturering kan evt. gøres gennem et eksternt system som E-conomic eller direkte via shoppen.

Vil du se den faktura som shoppen genererer, kan det gøres ved at trykke på ‘Faktura’ i venstre side, når selve ordren er åben, via genvejene i øverste venstre hjørne inde på ordren eller ved tryk på Faktura i højre side via ordrelisten.

Bemærk: Ordren kan ikke ændres når den er blevet faktureret!